Beleglose Buchhaltung
Beleglose Buchhaltung – Papier weniger. Überblick mehr.
Digitalisierung bedeutet für uns nicht, einen Papierstapel einzuscannen und ihn anschließend „digitaler Prozess“ zu nennen. Da geht mehr. Belege, Rechnungen und Informationen sollten dort verfügbar sein, wo sie gebraucht werden. Daten sollten möglichst einmal statt dreimal erfasst werden. Und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei sollte einfacher werden – nicht komplizierter. Als Steuerkanzlei in Puchheim im Landkreis Fürstenfeldbruck setzen wir dabei insbesondere auf bewährte Lösungen aus der DATEV-Welt und verbinden diese mit den bestehenden Abläufen in Ihrem Unternehmen.
Dabei gilt: Nicht alles, was digitalisiert werden kann, muss auch digitalisiert werden.
Entscheidend ist, ob es Ihnen Arbeit abnimmt. Denn Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie soll dafür sorgen, dass Sie weniger Zeit mit Belegen verbringen – und mehr mit Ihrem Unternehmen.
Bähren & Fluhrer
Ihre Vorteile einer klaren Finanzbuchhaltung bei Bähren und Fluhrer
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1
Weniger Papier & Transport
Belege digital bereitstellen statt Ordner packen, bringen und wieder abholen.
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2
Aktuellere Buchhaltung
Unterlagen stehen schneller zur Verfügung und können zeitnah verarbeitet werden.
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3
Gemeinsamer Zugriff
Unternehmen und Kanzlei arbeiten auf derselben digitalen Grundlage – strukturiert und nachvollziehbar.
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4
Und deutlich weniger Ordner im Kofferraum.
Digitale Buchhaltung – der Pendelordner darf endgültig in Rente
Belege gehören in die Buchhaltung. Nicht auf den Beifahrersitz.
Rechnungen sammeln. Ordner packen. Zur Kanzlei bringen. Warten. Ordner wieder abholen.
Hat jahrzehntelang funktioniert. Das Fax übrigens auch.
Mit DATEV Unternehmen online können Belege digital bereitgestellt, Bankbewegungen verarbeitet, Auswertungen abgerufen und Informationen zwischen Ihrem Unternehmen und unserer Kanzlei ausgetauscht werden.
Die benötigten Unterlagen stehen dadurch zeitnah und strukturiert zur Verfügung – und Sie behalten selbst jederzeit Zugriff darauf.
E-Rechnung & Belegmanagement
E-Rechnung & Belegmanagement – PDF allein macht noch keine Digitalisierung
Eine Rechnung kommt digital rein. Dann sollte sie nicht plötzlich Papier werden.
Die E-Rechnung verändert die kaufmännischen Abläufe vieler Unternehmen.
Rechnungen müssen nicht nur empfangen werden. Sie müssen geprüft, verarbeitet, gegebenenfalls bezahlt, an die Buchhaltung übergeben und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Wir unterstützen Sie dabei, digitale Eingangs- und Ausgangsrechnungen sinnvoll in Ihre bestehenden Prozesse einzubinden.
Belege können strukturiert bereitgestellt und direkt für die Finanzbuchhaltung verwendet werden. Gleichzeitig entsteht ein digitales Archiv, auf das Sie bei Bedarf zugreifen können.
Unser Ziel ist ein möglichst durchgängiger Prozess
Klingt selbstverständlich.
Ist es erstaunlich oft nicht.
Schnittstellen & Automatisierung
Schnittstellen & Automatisierung – einmal eingeben reicht meistens
Daten zweimal erfassen macht sie nicht doppelt so richtig.
Viele Informationen, die wir für Ihre Buchhaltung benötigen, existieren bereits irgendwo in Ihrem Unternehmen.
Im Bankkonto. In der Warenwirtschaft. Im Kassensystem. Im Onlineshop. In der Rechnungsschreibung.
Oder in irgendeinem anderen Programm, das jeden Tag fleißig Daten produziert.
Die interessante Frage lautet deshalb:
Warum sollte jemand das alles noch einmal eintippen?
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Schnittstellen sinnvoll genutzt werden können und wie vorhandene Daten effizient in das Rechnungswesen übernommen werden.
Automatisierte Datenübernahmen können manuelle Arbeit reduzieren, Übertragungsfehler vermeiden und Abläufe deutlich beschleunigen.
Dabei möchten wir nicht zwanghaft jeden Prozess automatisieren. Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nämlich hauptsächlich eines:
schneller schlecht.
Deshalb automatisieren wir dort, wo es tatsächlich einen Vorteil bringt.
Ihre Mitarbeiter haben vermutlich schon einen Internetzugang.
Digitales Personalwesen – Lohnabrechnungen müssen nicht in Umschläge
Auch Personalprozesse lassen sich heute deutlich einfacher organisieren.
Personalunterlagen, Stamm- und Bewegungsdaten sowie abrechnungsrelevante Informationen können digital zwischen Unternehmen und Kanzlei ausgetauscht werden. Dokumente lassen sich strukturiert bereitstellen und Personalunterlagen zentral verwalten.
Auch Ihre Mitarbeiter können ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und weitere Dokumente digital erhalten.
Zum Beispiel über DATEV Arbeitnehmer online.
Für Sie bedeutet das: weniger Ausdrucke,
weniger Kuverts, weniger Verteilung.
Für Ihre Mitarbeiter bedeutet es:
Unterlagen dort, wo sie sie wahrscheinlich
sowieso suchen würden. Online.
DATEV Meine Steuern – auch private Steuerunterlagen dürfen digital sein
Der Schuhkarton funktioniert. Eine digitale Steuerakte aber auch.
Sie stellen die Unterlagen digital bereit.
Wir können bei der Erstellung Ihrer Steuererklärung darauf zugreifen. Und nach und nach entsteht eine strukturierte digitale Steuerakte. Das hilft nicht nur bei der jährlichen Steuererklärung.
„Das müsste irgendwo in diesem Ordner sein.“
Auch wenn später eine Rückfrage kommt, lässt sich das benötigte Dokument deutlich angenehmer finden als sonst.
Sichere Kommunikation & Freigaben – sensible Daten gehören nicht auf Wanderschaft
Steuerliche, wirtschaftliche und persönliche Informationen gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt. Deshalb sollte digitale Zusammenarbeit nicht nur schnell sein.
Sondern vor allem sicher.
Über geschützte DATEV-Lösungen können Dokumente, Nachrichten und Informationen zwischen Ihnen und unserer Kanzlei digital ausgetauscht werden.
Auch Steuererklärungen und andere Unterlagen können elektronisch zur Prüfung und Freigabe bereitgestellt werden.
„Irgendwo per Mail verschickt“ ist noch kein Konzept.
So lassen sich viele Prozesse vollständig digital abbilden und gleichzeitig nachvollziehen:
Was wurde bereitgestellt?
Was wurde bearbeitet?
Was wurde freigegeben?
Denn „digital“ ist gut.
Unsere Vorgehensweise
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1
Erst verstehen
Nicht jedes Unternehmen arbeitet gleich. Und nicht jeder Mandant braucht dieselbe Lösung. Deshalb beginnen wir nicht mit einem Softwareprodukt, sondern mit einer einfachen Frage: Wie arbeiten Sie heute?
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2
Gemeinsam genauer hinschauen
Wir schauen, wie Unterlagen entstehen, wo Daten bereits vorhanden sind und an welchen Stellen unnötige Arbeit oder Medienbrüche entstehen.
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3
Passende Schritte auswählen
Manchmal reicht es, Belege künftig digital bereitzustellen. Manchmal sind Schnittstellen sinnvoll. In anderen Fällen lohnt sich die Digitalisierung von Personalprozessen oder eine weitergehende Automatisierung.
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4
Schritt für Schritt entwickeln
Wir entwickeln den Prozess so, dass er zu Ihrem Unternehmen passt. Und nicht Ihr Unternehmen plötzlich zu irgendeiner Software passen muss.
Bitte nicht alles gleichzeitig
Digitalisierung ist kein Wettbewerb.
Sie bekommen keinen Pokal dafür, wenn Sie 14 Programme gleichzeitig einführen.
Unser Grundsatz:
Digitalisierung soll Arbeit reduzieren – nicht neue Arbeit produzieren. Deshalb führen wir nur die Lösungen ein, die zu Ihren Abläufen passen und im Alltag tatsächlich einen Vorteil bringen.
Puchheim & Region
Digitale Zusammenarbeit in Puchheim, Fürstenfeldbruck und der Region
Wir begleiten Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen aus Puchheim, Gröbenzell, Fürstenfeldbruck (FFB), Olching und der gesamten Region bei der digitalen Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei.
Von DATEV Unternehmen online über E-Rechnungen und digitale Belege bis hin zu Schnittstellen, digitalem Personalwesen und DATEV Meine Steuern gestalten wir Prozesse so, dass sie im Alltag funktionieren.
Weniger Papier. Weniger doppelte Arbeit. Weniger Suchen.
Und trotzdem weiterhin persönliche Ansprechpartner.
Denn digitale Zusammenarbeit soll Beratung einfacher machen. Nicht ersetzen.
Jetzt anfragenIhre Abläufe. Ihre Fragen.Unser gemeinsamer nächster Schritt.
Erzählen Sie uns, wo es gerade hakt.
Digitale Zusammenarbeit,verständlich gemacht.
Noch eine Frage?
Was bedeutet digitale Zusammenarbeit überhaupt?
Statt Belege, Dokumente und Informationen überwiegend auf Papier oder unstrukturiert per E-Mail auszutauschen, nutzen wir geschützte digitale Lösungen und – wo sinnvoll – Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Systemen. Dadurch stehen Informationen schneller zur Verfügung und doppelte Arbeitsschritte können reduziert werden. Kurz: weniger hin und her. Mehr miteinander.
Muss ich meine Buchhaltung dann selbst machen?
Nein.
Digitalisierung bedeutet nicht: „Herzlichen Glückwunsch, Sie sind jetzt Ihre eigene Buchhaltungsabteilung.“
Sie stellen uns die benötigten Informationen und Belege digital bereit. Die vereinbarten Arbeiten in der Finanzbuchhaltung übernehmen weiterhin wir.
Welche Aufgaben bei Ihnen und welche bei uns liegen, stimmen wir gemeinsam ab.
Was ist DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online ist eine Plattform für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Dort können unter anderem Belege bereitgestellt, Dokumente archiviert und betriebswirtschaftliche Auswertungen abgerufen werden.
Dadurch arbeiten Unternehmen und Kanzlei auf einer gemeinsamen digitalen Grundlage. Der Ordner muss also nicht mehr reisen. Die Daten schon.
Brauche ich dafür neue Software?
Nicht zwangsläufig. Viele DATEV-Anwendungen lassen sich über Browser oder entsprechende Apps nutzen.
Welche Lösungen tatsächlich benötigt werden, hängt von Ihren Abläufen und den bereits eingesetzten Systemen ab.
Unser Grundsatz: Funktionierende Software wird nicht aus Langeweile ersetzt.
Wie kann ich Belege digital übermitteln?
Je nach eingerichtetem Prozess können Rechnungen und Belege digital hochgeladen oder über entsprechende Anwendungen bereitgestellt werden.
Dokumente, die ohnehin schon elektronisch vorliegen, müssen dabei nicht erst ausgedruckt werden.
Wir legen gemeinsam mit Ihnen einen klaren Prozess fest. Damit Sie nicht jeden Monat neu überlegen: „Wohin damit?“
Kann ich Belege mit dem Smartphone fotografieren?
Ja. Gerade für unterwegs erhaltene Papierbelege kann das praktisch sein. Wichtig ist, dass der Beleg vollständig und gut lesbar aufgenommen wird.
Dann kann er direkt digital bereitgestellt werden – bevor er Gelegenheit bekommt, drei Monate lang im Handschuhfach zu wohnen.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Das hängt vom jeweiligen Dokument und vom eingesetzten Verfahren ab. Unter bestimmten Voraussetzungen können ordnungsgemäß digitalisierte Buchungsbelege ausschließlich elektronisch aufbewahrt werden. Bei bestimmten Dokumenten kann das Original jedoch weiterhin erforderlich oder sinnvoll sein.
Deshalb gilt: Scanner an heißt nicht automatisch Aktenvernichter an.
Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung eines nachvollziehbaren digitalen Belegprozesses.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die einfach als Datei per E-Mail kommt. Sie enthält Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format, sodass geeignete Programme die Daten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten können.
Gängige Formate sind beispielsweise XRechnung und entsprechend ausgestaltete ZUGFeRD-Rechnungen.
Ist ein PDF bereits eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die einfach als Datei per E-Mail kommt. Sie enthält Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format, sodass geeignete Programme die Daten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten können.
Gängige Formate sind beispielsweise XRechnung und entsprechend ausgestaltete ZUGFeRD-Rechnungen.
Ist ein PDF bereits eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF-Rechnung ist zwar elektronisch. Eine E-Rechnung im steuerlichen Sinne ist sie dadurch aber noch nicht automatisch. Der wesentliche Unterschied liegt in den strukturierten Daten zur maschinellen Verarbeitung.
Oder kurz:
PDF = digital ansehen.
E-Rechnung = digital weiterverarbeiten.
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen nutzen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung bestehen Übergangsregelungen, durch die die Anforderungen schrittweise eingeführt werden.
Welche Regelungen konkret für Ihr Unternehmen gelten, hängt unter anderem von Ihrer Situation und der Art Ihrer Umsätze ab.
Deshalb empfehlen wir: Nicht erst umstellen, wenn die letzte Frist schon an die Tür klopft.
Brauche ich zum Empfang einer E-Rechnung spezielle Software?
Für den reinen technischen Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Damit ist aber noch nicht geklärt, wie die Rechnung anschließend geprüft, verarbeitet, bezahlt, an die Buchhaltung übergeben und archiviert wird.
Der interessante Teil beginnt also eigentlich nach dem Empfang.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte elektronische Datensatz erhalten bleiben. Ein Ausdruck allein reicht dafür nicht aus.
Ein sinnvoller Prozess verbindet deshalb Empfang, Verarbeitung und Archivierung miteinander. Damit aus digital rein nicht am Ende wieder Papier raus wird.
Kann DATEV E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. DATEV bietet verschiedene Möglichkeiten für Empfang, Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. In Verbindung mit DATEV Unternehmen online können daraus durchgängige digitale Prozesse bis hin zur Finanzbuchhaltung entstehen.
Uns interessiert dabei weniger: „Welche Software können wir noch installieren?“
Sondern: „Wie läuft die Rechnung danach einfacher durch Ihr Unternehmen?“
Kann ich meine bestehende Unternehmenssoftware behalten?
In vielen Fällen ja. Warenwirtschaft, Kassensystem, Onlineshop oder Rechnungsschreibung enthalten häufig bereits Daten, die für die Buchhaltung relevant sind.
Wir prüfen, ob diese Daten über geeignete Schnittstellen übernommen werden können. Denn Daten, die bereits vorhanden sind, sollten möglichst nicht noch einmal manuell eingegeben werden.
Können Bankdaten automatisch übernommen werden?
Was ist DATEV Arbeitnehmer online?
Mit DATEV Arbeitnehmer online können Mitarbeiter beispielsweise ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie weitere bereitgestellte Dokumente über einen persönlichen geschützten Zugang abrufen. Für Arbeitgeber bedeutet das weniger Ausdruck, Kuvertierung und Verteilung.
Für Mitarbeiter bedeutet es: Abrechnung wiederfinden, ohne in der Küchenschublade zu suchen.
Was ist DATEV Meine Steuern?
DATEV Meine Steuern ermöglicht Privatpersonen die digitale Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei bei der Einkommensteuererklärung.
Steuerlich relevante Dokumente können bereits während des Jahres digital bereitgestellt werden. So entsteht Schritt für Schritt eine digitale Steuerakte.
Und der Januar beginnt nicht mehr mit: „Wo sind eigentlich die ganzen Belege vom letzten Jahr?“
Wie sicher sind meine Daten?
Steuerliche und persönliche Informationen sind besonders sensibel. Deshalb setzen wir bei der digitalen Zusammenarbeit auf geschützte Zugangs- und Authentifizierungsverfahren der eingesetzten DATEV-Lösungen.
Zugriffsrechte können entsprechend organisiert und sensible Unterlagen über dafür vorgesehene Systeme ausgetauscht werden.
Muss ich sofort alles digitalisieren?
Nein. Eine schrittweise Umstellung ist häufig sogar sinnvoller.
Sie können beispielsweise mit der digitalen Belegübermittlung beginnen und später Bankdaten, E-Rechnungen, Personalprozesse oder zusätzliche Schnittstellen ergänzen.
Digitalisierung darf ein Prozess sein. Kein Wochenendprojekt.
Helfen Sie uns bei der Einrichtung?
Ja. Wir schauen uns zunächst Ihre bestehenden Abläufe und Systeme an und besprechen gemeinsam, welche digitalen Lösungen tatsächlich einen Vorteil bringen.
Anschließend legen wir fest, wie der Prozess aufgebaut wird und welche Aufgaben bei Ihnen beziehungsweise bei unserer Kanzlei liegen.
Sie bekommen also nicht einfach Zugangsdaten mit den Worten: „Viel Erfolg.“
Und auch nach der Einrichtung bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Denn digitale Zusammenarbeit soll die persönliche Beratung nicht ersetzen. Sondern einfacher machen.